Créer un document lié

Vous allez lier un document à une entité particulière : une intervention, un équipement, un fournisseur, etc.

Prérequis

Avoir configuré les types de document.
Pour créer un nouveau document : avoir créé le fichier à joindre.
Pour ajouter un document de la bibliothèque : avoir créé le document dans la bibliothèque.
Avoir le droit de gestion des documents pour la fonctionnalité en cours, voir Profils.

Procédure via l'icône de documents liés

Ouvrez le formulaire de détail de l'entité concernée.
Cliquez sur l'icône de documents liés .
→ La liste des documents liés s'affiche.

Cliquez sur l'icône d'ajout .
→ L'application vous propose le menu suivant :

Créer un nouveau document
Lier un document de la bibliothèque

Ces deux possibilités correspondent à deux droits différents dans le profil de l'utilisateur.

Cliquez sur [Créer un nouveau document] : le formulaire de détail du document s'ouvre en création, voir Document [Général].
Cliquez sur [Lier un document de la bibliothèque] : le formulaire de la bibliothèque s'ouvre, voir Utiliser la bibliothèque.

Dans tous les cas, le document créé sera rattaché à l'entité en cours uniquement.

Création de document

Ajout d'une URL Web

Sélectionnez le type "URL Web".
Dans le champ "Chemin", saisissez l'adresse de la page, par exemple : http://www.carl-intl.fr
→ CARL Source indique le nom d'URL www.carl-intl.fr

Ajout d'une adresse fichier :

Uniquement si le fichier est stocké sur un emplacement accessible à tous les utilisateurs de CARL Source et depuis le serveur où est installé CARL Source

Sélectionnez le type "Adresse Fichier".
Dans le champ "Chemin", saisissez l'adresse complète du fichier - par exemple : "P:/gmao.fr/garanties/2006/PLAN_001.doc".
→ CARL Source indique le fichier précédé de son adresse.

Ajout d'un fichier stocké par CARL Source

Sélectionnez le type "Fichier stocké".
Dans le champ "Chemin", saisissez l'adresse complète du fichier, ou utilisez le bouton "Parcourir...".
Le chemin contiendra par exemple : "C:\Interventions\2007\BAT710\IMG011234.jpg".
Cliquez sur le bouton "Envoyer", pour charger le document sur l'emplacement défini dans CARL Source (voir Types de document).
→ CARL Source indique le nom de fichier, par exemple : "IMG011234.jpg".

Partage d'un document

Si le document lié à une entité peut être utile à d'autres entités et que vous avez les droits suffisants, vous pouvez l'inclure dans la bibliothèque en cliquant sur le bouton "Ajouter à la bibliothèque".
Le document appartient désormais à la bibliothèque.

Procédure via glisser-déposer ("Drag and drop") de document

Cette action permet de rajouter simplement des documents liés par glisser-déposer ("drag and drop") depuis le détail d'une entité.

Certaines possibilités offertes via l’icône de documents liés (ajout d’une URL Web ou d’une adresse fichier - cf. procédure décrite plus haut) ne sont pas accessibles via le glisser-déposer.
Les documents ajoutés via glisser-déposer sont uniquement des fichiers stockés et ne sont pas inclus dans la bibliothèque.

Ouvrez le formulaire de détail de l'entité concernée.
Cliquez sur l'icône présent dans le bloc "Documents Liés" de la zone de droite et utilisez le bouton Parcourir ou déposez le(s) fichier(s) à ajouter directement sur le bloc "Documents Liés".
→ Une fenêtre s'affiche avec l'ensemble des documents à ajouter.

Chaque ligne de document à ajouter contient :

L'action : cette action permet de supprimer un document non encore enregistré.
Le libellé du document ajouté. Ce libellé correspond au titre du document lié.
La liste des types de documents permet de catégoriser le document à ajouter, voir Types de document. Ce champ est obligatoire.
Le bouton Ajouter permet d'ajouter de façon unaire un fichier.

Le bouton AJOUTER présent en bas de la fenêtre permet d'ajouter en masse l'ensemble des fichiers référencés dans la fenêtre.

Cliquez sur le bouton Ajouter pour enregistrer le(s) document(s).
→ Le pictogramme apparaît au niveau de la ligne si l'enregistrement s'est réalisé correctement.
→ Le pictogramme apparaît au niveau de la ligne si un problème a été rencontré lors de l'enregistrement.