Cet onglet contient la description générale du mémo.
Pour les règles d'utilisation des champs, voir Formulaire de détail.
- Mémo (obligatoire) : Identifiant du mémo. Il est unique dans l'application. Il est initialisé par l'application mais vous pouvez le modifier.
- Titre (obligatoire) : Libellé du mémo. Il permet de préciser le contenu du mémo. Titre affiché selon la langue affichée. S'il n'existe pas de traduction dans la langue choisie, le titre de la langue de création par défaut est affiché.
- Langue (obligatoire) : Langue du mémo affiché (Titre + Message). Initialisée par la langue de l'utilisateur connecté.
Permet d'afficher le mémo dans une autre langue pour avoir l'aperçu ou traduire le message et le titre si nécessaire dans cette langue. - Type : A utiliser pour classer les mémos selon votre organisation. Voir la liste de valeurs MEMOTYPE.
- Organisation : Organisation de rattachement du mémo.
- Affiché du (obligatoire) : Date et heure de début de diffusion du mémo. Elles sont initialisées avec la date et l'heure courante.
- Jusqu'au : Date et heure de fin de diffusion du mémo.
-
Signalisation Pop-up : Dans le cas d'un mémo général, vous avez le choix de le signaler ou non dans une pop-up dès la connexion de l'utilisateur.
Dans le cas d'un mémo sur entité, la case à cocher est grisée.
Le mémo est obligatoirement signalé dans une pop-up, à l'ouverture du formulaire détail de l'entité concernée. - Message : Vous disposez de plusieurs lignes pour détailler votre message. Le message est dans la langue sélectionnée sur le mémo. S'il n'existe pas de traduction dans la langue choisie sur le mémo, alors le message de la langue de création s'affiche par défaut (et également pour le titre).
- Afficher l'expéditeur : A cocher si vous voulez afficher le nom de l’expéditeur dans le mémo.
- Origine : ce champ permet de distinguer un mémo classique d'un mémo dédié au RGDP. 2 valeurs sont possibles. La valeur NOTIFICATION qui correspond à un mémo classique et la valeur GDPR qui permet de déclarer un mémo relatif aux conditions générales d'utilisation. Cette valeur n'est accessible que si l'utilisateur possède le droit de profil Gérer le consentement (Système/Gobal).
Un mémo RGPD permet de déclarer les Conditions Générales d'Utilisations. Il possède les mêmes informations qu'un mémo classique, sauf qu'il est nécessairement signalisé en popup et qu'il ne possède pas de date de fin.
Lors de la connexion à CARL Source, ce mémo est proposé aux utilisateurs dont le type de consentement est obligatoire. Seuls deux boutons sont accessibles : Accepter et Refuser. L'utilisateur est dans l'obligation de répondre.
Ce type de mémo n'apparait pas dans la boîte de dialogue dédiée aux mémos, mais il apparait dans un nouveau menu Accès aux CGU
Il n'est pas nécessaire de déclarer plusieurs mémos d'origine GDPR sauf :
1. si les Conditions Générales d'Utilisations sont différentes selon les utilisateurs (exemple : organisations différentes soumises à des conditions différentes).
2. si les Conditions Générales d'Utilisations doivent apparaitre dans des langues différentes (dans ce cas créer un mémo par langue et associer les utilisateurs concernés).
Destinataires
Par défaut, "Tous les utilisateurs" (case à cocher) sont destinataires du message.
En décochant la case "Tous les utilisateurs", vous pouvez ajouter autant de destinataires que vous le souhaitez en sélectionnant :
- Un utilisateur ;
- Un profil, dans ce cas tous les utilisateurs qui ont le profil sélectionné seront destinataires du message ;
- Une organisation, dans ce cas tous les utilisateurs rattachés à l'organisation sélectionnée seront destinataires du message.
Conditions d'affichage
Suite à la création d'un mémo, ses conditions d'affichage sont initialisées.
Un mémo général s'affiche :
- Dans la liste des "Mémos à consulter" via l'icône
,
- Automatiquement dans une pop-up en se connectant à CARL Source, si la case Signalisation Pop-up du mémo est cochée.
Un mémo spécifique est consultable :
- Dans la liste des "Mémos à consulter" via l'icône ,
- Automatiquement dans une pop-up à l'ouverture du formulaire détail de l'entité concernée.
A l'affichage du mémo, vous pouvez au choix cliquer sur :
- Memo vu → Le mémo sera alors marqué comme lu.
- Supprimer → Le mémo ne sera alors plus jamais affiché.
Suivi
Suite à la création et modification d'un mémo, son suivi est mis à jour.
- Créé le : Date de création du mémo.
- Par : Utilisateur ayant créé le mémo.
- Modifié le : Date de dernière modification du mémo.
- Par : Dernier utilisateur ayant modifié le mémo.
Gestion des documents liés
Ajout des documents liés
Il est possible d'ajouter des documents liés ( image, document, plan) à des entités de type "Mémos" en utilisant les mêmes principes que sur les autres entités, voir documents liés.
Visualisation des documents liés
Une fois les documents associés à un mémo, il est possible de les ajouter facilement au contenu du mémo au travers de l'éditeur de texte.Ajouter une image
- Cliquez sur l'icône
pour associer une image. - Dans la pop-up, sélectionner dans la liste "Liste d'images", l'image devant être intégrée au mémo.
- Les champs "Source", "Largeur" et "Hauteur" se mettent à jour en conséquence et peuvent être modifiés.
- A la validation de la popup, l'image est intégrée dans le mémo.
Ajout un lien hypertexte
- Cliquez sur l'icône
pour associer un document sous forme de lien hypertexte. - Dans la pop-up, sélectionner dans la liste "Liste de liens", le document devant être intégré au mémo.
- Les champs "Url" et "Texte à afficher" se mettent à jour en conséquence et peuvent être modifiés.
- A la validation de la pop-up, le document est ajouté sous forme de lien hypertexte dans le mémo.