Lorsqu'une signature électronique est activée sur un changement d'état d'un objet, une popup de signature électronique sera affichée dès lors que l'utilisateur demandera la modification de l'état de cet objet.
Toutes les signatures et les tentatives de signature sur cette transition sont tracées.
La signature électronique est bloquante pour la transition. Tant qu’aucune signature n’est validée, la transition d’état n’est pas réalisée.
Il est possible d’annuler l'écran de transition avec signature. Dans ce cas, l’utilisateur revient au détail de l’objet en cours de modification, qui conserve alors son état initial.
Exemple de mise en place de la signature sur transition d'état
L'utilisateur souhaite que toute validation d’un matériel (c’est-à-dire le passage de l’état "En préparation" vers l’état "Validé") soit soumise à une signature électronique.
Paramétrer la signature dans le workflow d'états
- Dans la fonctionnalité [workflow d'états], accéder au workflow MATERIALSTATUS.
- Dans le tableau [liste des états], activer la ligne de l’état "En préparation".
- Dans le tableau [Transitions de "En préparation"], cocher la case "Signature" sur la ligne correspondant à l’état "VALIDATE".
- Enregistrer ou valider.
Le workflow d’un objet peut aussi être retrouvé depuis le dictionnaire, sur l’onglet [Général] du détail de l’objet.
écran de transition avec signature électronique
La signature étant activée sur le changement d'état, lorsqu’un utilisateur demandera la validation d'un matériel, l'écran de transition comportera des éléments spécifiques à la signature électronique.
Pour les autres transitions, non soumises à signature, l'écran de transition et le processus restent inchangés.
Le bloc de signature, ajouté sur l'écran de transition, contient les champs suivants :
- Motif de la signature : l’utilisateur doit choisir un des motifs proposés pour valider sa signature.
- Commentaire : l’utilisateur peut saisir un commentaire au moment de signer le changement d'état.
-
Confirmation de l'identité : l'authentification se fait selon le mode d’approbation configuré :
- Par mot de passe : L’utilisateur saisit à nouveau son identifiant (login) et son mot de passe pour confirmer l'opération.
- Par code à usage unique : L’utilisateur demande un code unique, le reçoit par courriel, puis le saisit pour valider l’opération.
signature sur transition en masse
Pour le changement d'états en masse, la signature électronique s'effectue en une seule fois.
En reprenant l’exemple sur le matériel :
- Dans la fonctionnalité [Matériels], définir les filtres pour isoler les matériels souhaités.
- Sur l’onglet [Résultat], cocher dans le tableau les matériels concernés (à l’état "En préparation" dans l'exemple).
- Appliquer la transition "Valider" sur ces matériels.
→Si aucun contrôle ne bloque la transition pour ces matériels, l'écran de transition avec le bloc spécifique à la signature électronique est affiché.
- Remplir les champs nécessaires pour la signature, compléter éventuellement les autres champs, puis valider.