Importer une facture

Si le paramètre central "Activer l'import des e-factures" est activé, la facture peut être importée avec l'API dédiée et un formulaire de facture spécifique est affiché pour l'onglet générale de la facture.

Le paramètre "Autoriser une facture sans numéro de commande identifié (Pré-facture)" permet l'import de e-facture malgré un problème de reconnaissance au niveau du numéro de commande ou de la facture d'origine (dans le cas d'un avoir) afin de réduire au minimum les rejets de données d'un point de vue fonctionnel. Des actions dédiées seront proposées afin de résoudre ces blocages du processus de facturation.

Le rapprochement d'une e-facture importée est réalisé entre les montants attendus déduits de la commande cible et les montants totaux de la facture uniquement.

L'import de e-facture est seulement opérationnel pour le mode de facturation à la commande.

Prérequis

La commande faisant l'objet de la facture doit avoir été réceptionnée, sauf si l'utilisateur a le droit "Facturer des quantités non réceptionnées" dans son profil. Dans ce cas, la commande doit impérativement avoir été éditée.
L’utilisateur identifié lors de l’appel API doit disposer du droit de profil "Achat / Facture / Autoriser la création de factures par API d’import d’e‑factures" activé pour permettre la génération de la facture.

Processus de création

Création nominale

L'API est utilisée afin de créer une facture importée dans l'application.
L'application génère la facture, identifie et reconnait la commande CARL Source et la renseigne sur la facture.
L'application renseigne les montants totaux facturés suivant les montants totaux reçus en import.
Les lignes de factures sont générées et le système calcule les montants totaux cumulés de la facture générée.
En cas de montants rapprochés entre le total facturé issu des données importées et le total cumulé issu des lignes facture attendues, la facture peux être validée et soldée. Ceci de façon manuelle ou automatique selon le paramétrage choisi.

Résolution d'une pré-facture

Dans le cas d'une création de facture sans correspondance de commande CARL Source à l'import et si cela est autorisé par le paramètre de module dédiée, la facture peut être créée en mode Pré-Facture (information visible sur le formulaire). Ceci implique que la facture n'affiche que l'onglet général de la facture et est en lecture seule.

Afin de résoudre le problème et de poursuivre le processus de facturation, il faut pallier manuellement l'absence de la commande associée, obligatoire pour une facture.

Dans le menu des actions , choisir "Associer à une commande".
→ Les commande proposées sont éligibles à la facturation. L'utilisateur peut sélectionner la commande correspondant à l'e-facture pré-renseignée.
L'application renseigne la commande et procède à l'initialisation des lignes de facture et initialisations des montants totaux.
→ Les modifications ne sont pas encore enregistrées et l'annulation de l'association de la commande à l'e-facture est possible.
L'utilisateur peut procéder à l'enregistrement s'il souhaite confirmer la correction et poursuivre le processus de facturation.
→ En cas de montants rapprochés, la facture pourra être validée si nécessaire.
Si l'option de validation automatique de factures importées est active, la facture importée et rapprochée sera automatiquement validée.
Si l'option de solde automatique de factures importées est active, la facture importée et rapprochée validée sera automatiquement soldée.

Si le paramétrage du solde automatique des commandes totalement réceptionnées et facturées est actif, le solde de la facture entraine le solde de la commande indiquée sur la facture.
→ La réception d'une e-facture sans erreur de rapprochement et code de commande peut alors conduire à l'ajout de la facture puis sa validation et son solde et entrainer la clôture de la commande réceptionnée impliquée de façon totalement automatique.

Résolution d'un pré-AVOIR

Dans le cas d'une création de facture de type Avoir sans facture d'origine liée et si cela est autorisé par le paramètre de module, l’avoir peut être créé en mode Pré‑avoir (information visible dans le formulaire).

Ceci implique que la facture en défaut n'affiche que l'onglet général de la facture et est en lecture seule.

Afin de résoudre le problème et poursuivre le processus de facturation il faut palier manuellement au rapprochement des informations.

Dans le menu des actions , choisir "Associer à une facture d'origine".
→ Les factures proposées sont éligibles à la facturation Avoir. L'utilisateur peut sélectionner la facture d'origine liée à l'e-facture pré-renseignée.
L'application renseigne la facture d'origine et procède à l'initialisation des lignes de facture et initialisations des montants totaux.
→ Les modifications ne sont pas encore enregistrées et l'annulation de la facture d'origine est possible.
L'utilisateur peut procéder à l'enregistrement s'il souhaite confirmer la correction de la facture d'origine.
→ En cas de montants rapprochés, la facture pourra être validée si nécessaire.
Si l'option de validation automatique de factures importées est active, la facture importée et rapprochée sera automatiquement validée.
Si l'option de solde automatique de factures importées est active, la facture importée et rapprochée validée sera automatiquement soldée.